مدیریت هزینه پروژه و کنترل آن یکی از مهم ترین پارامترهای مدیریت پروژه می باشد که به عنوان چهارمین حوزه از حوزه های دانش در استاندارد PMBOK می باشد.
مدیریت هزینه یا Cost Management یکی از اصول اساسی مدیریت پروژه می باشد. یکی از وظایف اساسی تیم مدیریت پروژه کنترل و پایش فعالیت های آن پروژه به گونه ای است که منجر به اجرای مناسب پروژه با کمترین هزینه و مطابق با بودجه ای که برای آن در نظر گرفته شده است، شود.
مقوله مدیریت پروژه شامل مباحث گوناگون با ابعاد مختلف می باشد که برخی از این ابعاد در نرم افزارهای زیر مجموعه مدیریت اطلاعات پروژه های آفام پیش بینی شده و توسعه برخی دیگر در دستور توسعه قرار دارد. اهمیت مقوله هزینه آن قدر بالاست که مجموعه آفام توسعه یک سیستم مستقل با هدف کنترل هزینه را با عنوان PCCS (Projects Cost Control System) در دستور کار خود قرار داده که به زودی به عنوان یک محصول مستقل روانه بازار خواهد شد.
علاوه بر این هم اکنون و در ماژول های فعلی این سیستم مقوله قابلیت هایی برای مدیریت هزینه پیش بینی شده است که در این مقاله در خصوص این قابلیت ها توضیح داده خواهد شد.
مدیریت هزینه پروژه ها
همان طور که در مقدمه این مقاله اشاره شد، مدیریت هزینه یا Cost Management یکی از اصلی ترین مقوله های مدیریت پروژه است. مدیریت هزینه ها در پروژه شامل مباحث مختلفی است که برخی از آن به شرح زیر می باشد.
- تدوین ساختار شکست هزیته یا Cost Break Down System (CBS)
- پیش بینی بودجه و طرح ریزی آن
- تدوین ساختار شکست بودجه
- کنترل هزینه ها با لحاظ نمودن هزینه انجام شده به ازای هر ردیف بودجه
- مدیریت دریافتی ها و پرداختی ها
- مدیریت هزینه های مرتبط با نیروی انسانی
- برآورد هزینه فعالیت ها
در هر فاز از یک پروژه در ابتدای کار و در زمان برنامه ریزی آن، لحاظ نمودن هزینه های مترتب بر هر فعالیت با تشخیص منابع مورد نیاز و هزینه های مربوط به آن قابل پیش بینی است لذا در یک پروژه و باد مدیریت قوی، واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه در زمان استخراج ساختار شکست پروژه یا همان WBS (Work Breakdown System) هزینه های فعالیت ها نیز استخراجی می گردد.
همان طور که در بالا اشاره شد، به این ساختار شکست هزینه های Cost Breakdown System یا همان CBS اطلاق می گردد.حال بر اساس همین سیستم و البته گروه بندی هزینه ها و تشکیل درخت هزینه، پیش بینی بودجه صورت گرفته و سپس با ثبت هزینه های جاری مقوله کنترل هزینه جاری می گردد.
مدیریت هزینه پروژه در سیستم مدیریت اطلاعات آفام
در دو ماژول از ماژول های اصلی آفام که هم اکنون توسعه یافته و به بازار عرضه شده است، مقوله هزینه های یکی از موضوعاتی است که حتی الامکان مورد توجه قرار گرفته و در قابلیت های سیستم های موجود لحاظ گردده است.
در فاز مهندسی و در نرم افزار کنترل مدارک مهندسی یا همان EDMS قابلیت تعریف ساختا هزینه یا همان CBS وجود دارد. در این سیستم بعد از تعریف این ساختار نرم افزار می تواند با اخذ نفر ساعت واقعی یا همان تایم شیت از کاربران، هزینه واقعی انجام شده بر روی فعالیت ها و داکیومنت های تهیه شده در واحد مهندسی ر با هزینه پیش بینی شده در ساختار هزینه مقایسه نماید. ضمن اینکه در صورت تعریف مبلغ قرارداد در فاز مهندسی با در دسترس بودن درصد وزنی فعالیت ها امکان محاسبه CBS توسط نرم افزار نیز وجود دارد.
از طرفی با توجه به امکان محاسبه پیشرفت واقعی فعالیت ها توسط سیستم نرم افزار می تواند عدد واقعی هزینه انجام شده و همچنین عدد واقعی جهت صورت وضعیت را نیز محاسبه تموده و در اختیار کاربر قرار دهد.
از طرفی در نرم افزار مدیریت اطلاعات پروژه های خرید و تدارکات یا همان PPMS نیز علاوه بر قابلیت تعریف ساختار شکست هزینه بر روی فعالیت ها، امکان ثبت هزینه ها روی فعالیت ها در هر مرحله وجود خواهد داشت. این رویکرد در ادامه و در سیستم CPMS نیز مد نظر قرار گرفته و هم اکنون در زمان نگارش این مقاله که این ماژو ل در مراحل پایانی توسعه می باشد مدیریت هزینه ها در فاز ساخت و اجرا نیز مد نظر قرار خواهد گرفت.
نرم افزار کنترل هزینه یا PCCS
همان طور که در این مقاله اشاره شد، مدیریت هزینه یا Cost Management یکی از اصلی اراکان مدیریت پروژه می باشد که با توجه به اهمیت این مقوله گروه نرم افزاری افام علاوه بر پیش بینی مقوله های مرتبط با این مبحث در نرم افزارهای فعلی خود قصد دارد تا یک سیستم مجزا برای کنترل هزینه ها موسوم به Projects Cost Control System یا همان PCCS را روانه بازار نماید. در سیستمی که طرح اولیه آن مطابق با تجربه پروژه های مختلف به دست آمده است سعی بر این است که مقوله هزینه در تمامی فازهای پروژه از فاز مهندسی تا خرید، ساخت و اجرا مد نظر قار گیرد.
تشکیل ساختار درختی هزینه ها، ثبت عوامل هزینه، تعریف مرکز هزینه، بودجه بندی و کنترل بودجه همه مباحثی هستند که در این زیر سیستم پیش بینی شده و در سال آتی وارد بازار خواهد شد. با تدوین دقیق تر طرح جامع کنترل هزینه، در خصوص این ترم افزار و قابلیت های آن در مقاله های آتی بیشتر خواهیم گفت.
- ۰ ۰
- ۰ نظر