یکشنبه ۳۰ شهریور ۹۹ ۲۱:۰۶ ۴۲ بازديد
سیستم کنترل مدارک مهندسی (EDMS) یک سیستم نرم افزاری برای سازماندهی و ذخیره انواع اسناد است. این نوع سیستم نوع خاصی از سیستم مدیریت اسناد است ، نوع کلی تری از سیستم ذخیره سازی است که به کاربران در سازماندهی و ذخیره اسناد کاغذی یا دیجیتالی کمک می کند. EDMS به طور خاص به یک سیستم نرم افزاری اشاره دارد که اسناد دیجیتالی را کنترل می کند ، به جای اسناد کاغذی ، اگرچه در برخی موارد ، این سیستم ها ممکن است نسخه های اسکن شده دیجیتال اسناد اصلی را نیز مدیریت کنند.
یک سیستم کنترل مدارک مهندسی راهی را برای ذخیره مرکزی حجم زیادی از اسناد دیجیتالی فراهم می کند. بسیاری از این سیستم ها دارای ویژگی هایی برای بازیابی کارآمد اسناد نیز هستند.
برخی از کارشناسان خاطرنشان می کنند که سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد اشتراکات زیادی با سیستم مدیریت محتوا (CMS) دارد. اگرچه یک تفاوت عمده این است که اکثر سیستم های CMS شامل استفاده از محتوای وب متنوعی از یک سایت مرکزی است ، در حالی که سیستم مدیریت اسناد اغلب به طور عمده برای بایگانی استفاده می شود.
به منظور ارائه طبقه بندی مناسب برای اسناد دیجیتال ، بسیاری از سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی به یک فرآیند دقیق برای ذخیره سازی اسناد ، از جمله عناصر خاصی به نام متاداده ، متکی هستند. فراداده های موجود در اطراف یک سند دسترسی آسان به جزئیات اصلی را فراهم می کند که به کسانی که در بایگانی جستجو می کنند کمک می کند تا آنچه را که نیاز دارند از طریق تقویم زمانی ، موضوع ، کلمات کلیدی یا سایر استراتژی های ارتباطی پیدا کنند. در بسیاری از موارد ، اسناد خاص برای پروتکل های ذخیره سازی اصلی ، بخش عمده ای از آنچه سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد را برای یک تجارت یا سازمان بسیار ارزشمند می کند ، است.
ویژگی های EDMS
حال ، بیایید نگاهی دقیق به برخی از توابع اصلی که در سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی جستجو می شود ، داشته باشیم.
توجه داشته باشید که EDMS از نظر تمرکز متفاوت است و هر یک از آنها عملکردهای مختلفی را در مناطق خاص ارائه می دهند. هنوز هم ، بیشتر سیستم های مدرن مدیریت اسناد الکترونیکی به طور معمول دارای ویژگی های زیر به عنوان دوره هستند.
ذخیره سازی سند
هسته اصلی آن ، یک EDMS به عنوان یک مرکز متمرکز برای تمام مدارک و مدارکی است که از داخل و خارج از شرکت شما جریان می یابد.
منظور از سیستم های مدیریت الکترونیکی اسناد این است که همه پرونده ها (دیجیتال و فیزیکی) را در یک سقف نگهداری می کنند ، از صفحه های زمانی ، درخواست های PTO و رسیدهای مستقیم ودیعه تا قرارداد مشتری ، فاکتورها و رسیدها.
ارائه دهندگان EDMS معمولاً سطوح مختلفی از فضای ذخیره سازی را برای سازمان هایی با نیازهای مختلف ارائه می دهند. در برخی موارد ، آنها حتی ممکن است نسخه freemium خدمات خود را به استارت آپ های نوپا ارائه دهند.
اگرچه نمی خواهید بیش از حد در ذخیره سازی که در حال حاضر به آن نیاز ندارید هزینه کنید ، اما مهم است که هنگام انتخاب EDMS به نیازهای آینده مربوط به ذخیره سازی خود فکر کنید.
گرفتن اطلاعات
سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی نیز روند ضبط اسناد دیجیتالی و فیزیکی را خودکار می کنند.
گرفتن اطلاعات دیجیتالی به اندازه کافی ساده است: EDMS اسناد ورودی را برای آماده سازی برای ذخیره سازی تکرار می کند. در برخی موارد ، این فرآیند ممکن است شامل تبدیل پرونده های ورودی به فرمت های پرونده مناسب یا کارآمد باشد.
گرفتن اطلاعات فیزیکی مستلزم استفاده از فناوری تشخیص نوری شخصیت (OCR) و نوری خواندن نوری (OMR) است. همراه با فناوری اسکن کمیت و انبوه ، سازمان ها می توانند به سرعت حجم بالایی از اسناد دست نویس یا چاپ شده را با دقت نزدیک به دست آورند.
سیستم های الکترونیکی مدیریت اسناد همچنین با به دست آوردن اسناد دیجیتالی و فیزیکی ، فراداده ایجاد می کنند. این اطلاعات شناسایی تکمیلی را برای پرونده های منفرد فراهم می کند ، مانند تاریخ ایجاد ، تاریخ آخرین ویرایش ها و موارد دیگر.
اسناد ساختاری و نمایه سازی
با ضبط یک سند یا پرونده ، EDMS آن را مطابق با ساختار سلسله مراتبی که به طور خودکار ایجاد می شود ، فهرست می کند.
در سمت ساده تر ، این ممکن است شامل ایجاد نام فایل های پی در پی برای اسناد درون یک سری باشد (به عنوان مثال File001 ، File 002 و غیره). EDMS همچنین می تواند روند ایجاد درختان پوشه قابل جستجو و بصری را خودکار یا ساده کند.
با نگاهی دوباره به فراداده ، EDMS شما باید پرونده ها را بر اساس نحوه و زمان استفاده از آنها فهرست بندی کند. این می تواند اسناد معمول یا اخیراً مورد استفاده یا پرونده هایی را که با معیارهای خاصی متناسب هستند بازیابی کند.
یک سیستم کنترل مدارک مهندسی راهی را برای ذخیره مرکزی حجم زیادی از اسناد دیجیتالی فراهم می کند. بسیاری از این سیستم ها دارای ویژگی هایی برای بازیابی کارآمد اسناد نیز هستند.
برخی از کارشناسان خاطرنشان می کنند که سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد اشتراکات زیادی با سیستم مدیریت محتوا (CMS) دارد. اگرچه یک تفاوت عمده این است که اکثر سیستم های CMS شامل استفاده از محتوای وب متنوعی از یک سایت مرکزی است ، در حالی که سیستم مدیریت اسناد اغلب به طور عمده برای بایگانی استفاده می شود.
به منظور ارائه طبقه بندی مناسب برای اسناد دیجیتال ، بسیاری از سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی به یک فرآیند دقیق برای ذخیره سازی اسناد ، از جمله عناصر خاصی به نام متاداده ، متکی هستند. فراداده های موجود در اطراف یک سند دسترسی آسان به جزئیات اصلی را فراهم می کند که به کسانی که در بایگانی جستجو می کنند کمک می کند تا آنچه را که نیاز دارند از طریق تقویم زمانی ، موضوع ، کلمات کلیدی یا سایر استراتژی های ارتباطی پیدا کنند. در بسیاری از موارد ، اسناد خاص برای پروتکل های ذخیره سازی اصلی ، بخش عمده ای از آنچه سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد را برای یک تجارت یا سازمان بسیار ارزشمند می کند ، است.
ویژگی های EDMS
حال ، بیایید نگاهی دقیق به برخی از توابع اصلی که در سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی جستجو می شود ، داشته باشیم.
توجه داشته باشید که EDMS از نظر تمرکز متفاوت است و هر یک از آنها عملکردهای مختلفی را در مناطق خاص ارائه می دهند. هنوز هم ، بیشتر سیستم های مدرن مدیریت اسناد الکترونیکی به طور معمول دارای ویژگی های زیر به عنوان دوره هستند.
ذخیره سازی سند
هسته اصلی آن ، یک EDMS به عنوان یک مرکز متمرکز برای تمام مدارک و مدارکی است که از داخل و خارج از شرکت شما جریان می یابد.
منظور از سیستم های مدیریت الکترونیکی اسناد این است که همه پرونده ها (دیجیتال و فیزیکی) را در یک سقف نگهداری می کنند ، از صفحه های زمانی ، درخواست های PTO و رسیدهای مستقیم ودیعه تا قرارداد مشتری ، فاکتورها و رسیدها.
ارائه دهندگان EDMS معمولاً سطوح مختلفی از فضای ذخیره سازی را برای سازمان هایی با نیازهای مختلف ارائه می دهند. در برخی موارد ، آنها حتی ممکن است نسخه freemium خدمات خود را به استارت آپ های نوپا ارائه دهند.
اگرچه نمی خواهید بیش از حد در ذخیره سازی که در حال حاضر به آن نیاز ندارید هزینه کنید ، اما مهم است که هنگام انتخاب EDMS به نیازهای آینده مربوط به ذخیره سازی خود فکر کنید.
گرفتن اطلاعات
سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی نیز روند ضبط اسناد دیجیتالی و فیزیکی را خودکار می کنند.
گرفتن اطلاعات دیجیتالی به اندازه کافی ساده است: EDMS اسناد ورودی را برای آماده سازی برای ذخیره سازی تکرار می کند. در برخی موارد ، این فرآیند ممکن است شامل تبدیل پرونده های ورودی به فرمت های پرونده مناسب یا کارآمد باشد.
گرفتن اطلاعات فیزیکی مستلزم استفاده از فناوری تشخیص نوری شخصیت (OCR) و نوری خواندن نوری (OMR) است. همراه با فناوری اسکن کمیت و انبوه ، سازمان ها می توانند به سرعت حجم بالایی از اسناد دست نویس یا چاپ شده را با دقت نزدیک به دست آورند.
سیستم های الکترونیکی مدیریت اسناد همچنین با به دست آوردن اسناد دیجیتالی و فیزیکی ، فراداده ایجاد می کنند. این اطلاعات شناسایی تکمیلی را برای پرونده های منفرد فراهم می کند ، مانند تاریخ ایجاد ، تاریخ آخرین ویرایش ها و موارد دیگر.
اسناد ساختاری و نمایه سازی
با ضبط یک سند یا پرونده ، EDMS آن را مطابق با ساختار سلسله مراتبی که به طور خودکار ایجاد می شود ، فهرست می کند.
در سمت ساده تر ، این ممکن است شامل ایجاد نام فایل های پی در پی برای اسناد درون یک سری باشد (به عنوان مثال File001 ، File 002 و غیره). EDMS همچنین می تواند روند ایجاد درختان پوشه قابل جستجو و بصری را خودکار یا ساده کند.
با نگاهی دوباره به فراداده ، EDMS شما باید پرونده ها را بر اساس نحوه و زمان استفاده از آنها فهرست بندی کند. این می تواند اسناد معمول یا اخیراً مورد استفاده یا پرونده هایی را که با معیارهای خاصی متناسب هستند بازیابی کند.
- ۰ ۰
- ۰ نظر